AIM Group International, una empresa con 60 años de experiencia en congresos, eventos y comunicación, apoyó a la Asociación Internacional de Parques Científicos y Áreas de Innovación (IASP) para innovar por completo su conferencia anual, creando una nueva forma de reunirse durante su primer congreso virtual completo, la Conferencia Virtual IASP 2020, titulada The Human Factor. Conectando personas, comunidades y sus ecosistemas de innovación.
IASP es la red global de parques científicos (STP), distritos de innovación, ciudades del conocimiento y otras áreas de innovación (AOI), que apoya a sus miembros a impulsar el crecimiento, la internacionalización y la eficacia. Para la edición 2020 de su conferencia mundial anual, debido a las restricciones globales para reuniones y viajes, aprovecharon esta oportunidad para impulsar la innovación entre sus miembros también en este campo de actividad y decidieron trasladar el evento a una experiencia totalmente digital.
Los objetivos principales del evento fueron sorprender, entretener y satisfacer a sus gerentes de la Comunidad Global; demostrar resiliencia; entregar contenido rico y significativo; fomentar el intercambio de conocimientos; ofrecer sesiones "en vivo" con un debate activo; producir la mejor conferencia virtual de su clase en una plataforma sólida y eficaz.
Reconociendo las necesidades de la asociación, el equipo digital internacional a cargo de la organización del evento elaboró un formato de conferencia virtual que fue particularmente innovador con las siguientes características únicas:
- AIM Communication, el centro de comunicación de AIM Group, desarrolló una plataforma patentada para eventos virtuales que respondía perfectamente a los requisitos de la IASP y respaldaba la sólida identidad del evento. Se personalizó completamente un escenário virtual en 3D con gráficos atractivos para el intercambio de contenido y la creación de redes, y de fácil navegación.
- La creación de redes virtuales puede ser fácil y muy útil. Se utilizó una herramienta proporcionada por Gatherly para hacer que las sesiones para romper hielo fuisen más espontáneas, ofreciendo una oportunidad real de reunirse y chatear por video con otros participantes, con muchos encendiendo cámaras y uniéndose a grupos más pequeños para se saludaren, como sucedería en una conferencia física.
- Para involucrar a los participantes, se les invitó a convertirse en narradores: los participantes pudieron contar sus historias en entrevistas al estilo "quick fire" y otros formatos atractivos, presentando sus proyectos innovadores.
- Patrocinadores presentes. La plataforma de patrocinio virtual brindó oportunidades de contactos y exposición online para todos los patrocinadores. Un área de exhibición ofreció la oportunidad de visitar y navegar por el stand de la empresa, consultar folletos, ver videos promocionales, hacer clic en enlaces externos de la empresa y establecer contacto directo con representantes de la empresa, arreglar una llamada y charlar.
- La comunicación fue crucial. La IASP desarrolló una narrativa convincente para mantener a la comunidad involucrada mientras la promoción de discursos llave y la revelación de nuevos formatos.
- Un maestro de ceremonias actuó como facilitador online, anclando todas las sesiones del evento, alentando a los participantes a interactuar y establecer contactos.
- Una iniciativa sostenible y un legado positivo: La IASP ofreció plantar un árbol de cacao en Camerún para cada participante registrado, creando así un verdadero Bosque IASP.
“Son tiempos difíciles para mantener las redes internacionales funcionando a toda velocidad y para hacer nuevas conexiones. Gracias a la activa participación de nuestros oradores y delegados en IASP Virtual, creo que lo logramos. Estoy orgullosa de nuestro equipo y nuestros miembros. Aseguraron el enorme éxito de nuestra primera conferencia virtual que unió a nuestra comunidad global a pesar de los desafíos. No solo hablamos de nuestro tema principal "El factor humano: las personas, las comunidades y sus ecosistemas de innovación" en IASP Virtual, lo vivimos en los tres días que nuestra comunidad global pasó juntos online. Con un programa que cubría una variedad de zonas horarias internacionales, IASP Virtual demostró cómo la construcción de una comunidad global aún es posible sin necesidad de viajar ” comentó Ebba Lund, CEO de la IASP.
“Estamos realmente impresionados por el entusiasmo y el compromiso demostrado no solo por la Junta Directiva y el personal de la IASP, sino también por los participantes de la conferencia. Apreciaron mucho el formato virtual y se embarcaron en esta nueva experiencia con un gran compromiso, que superó nuestras expectativas ”, comenta Mónica Freire, Business Manager de la Unidad de Congresos, Región Iberia, AIM Group International. “Estamos muy contentos de que las soluciones proporcionadas por nuestro equipo hayan podido ayudar a la asociación a lograr sus objetivos y realizar un evento online memorable”.