El volumen de datos que se manejan a diario en los centros educativos, así como el alto número de usuarios y el constante acceso a la información, supone un enorme reto de accesibilidad y privacidad que exige una infraestructura tecnológica de comunicación altamente securizada y centralizada.
Es el caso de los Colegios FEC (Fundación Educación Católica), una institución educativa de naturaleza canónica que actualmente integra a más de 1.400 educadores y 15.000 alumnos distribuidos en 21 centros presentes en diez comunidades autónomas.
El proceso de transformación digital en los Colegios FEC comenzó hace más de diez años en colaboración con su socio tecnológico Einzelnet y ambos, de la mano de Microsoft. Esta alianza ha ido creciendo del mismo modo que lo han hecho las herramientas, las cuales, en sus inicios, estaban enfocadas a la gestión de sistemas corporativos, mientras que en los últimos años se han focalizado en el ámbito educativo, produciéndose una auténtica eclosión de aplicaciones y utilidades.
En este sentido, el último despliegue de esta Fundación ha sido la implantación de Microsoft Intune, un gran desafío que los ha llevado a redibujar el esquema de funcionamiento interno de sus colegios y de su departamento de Sistemas e Informática. Esto se debe a que la solución simplifica la administración del espacio de trabajo moderno, facilitando la implantación de un entorno como Microsoft 365 más productivo, en el que los usuarios trabajan de una manera fácil y segura con los dispositivos y las aplicaciones que elijan, mientras se protegen los datos.
Una gestión más centralizada y eficiente
A pesar de que todos los centros tenían un dominio unificado y coordinadores TIC encargados de resolver los problemas técnicos y de la puesta en marcha de equipos y redes, desde FEC se vio la necesidad de contar con una herramienta global que, además de facilitarles a ellos la resolución de incidencias técnicas, permitiera llevar desde los Servicios Centrales una gestión más centralizada y eficiente del mantenimiento de los equipos de los centros.
Por ello, en enero de 2019, el equipo de Microsoft visitó la sede de la FEC en Madrid para definir las necesidades técnicas del proyecto y comenzar así su andadura. A partir de ahí se comenzó el proceso de implantación de Microsoft Intune y durante los meses siguientes, se mantuvieron reuniones virtuales periódicas de seguimiento entre las partes a través de Microsoft Teams. “Esta comunicación constante fue clave para poder aplicar la herramienta con más rapidez y facilitar la comunicación bidireccional que ha permitido un mejor ajuste a las necesidades”, confiesa José Carlos Sancho Bas, Coordinador de Innovación y Formación FEC.
De este modo, se han reducido los tiempos de preproducción de equipos un 30% y el ahorro de tiempo en resolución de incidencias se ha calculado en 200 horas anuales. Estos ahorros han permitido incrementar el parque gestionado de equipos tecnológicos FEC, mejorar el cuidado de las infraestructuras existentes, cada vez más numerosas, así como realizar el diseño y despliegue del Plan Institucional TIC TAC. Se podría decir, por tanto, que estos ahorros han permitido mejorar la gestión de las infraestructuras tecnológicas y afrontar así los retos tecnológicos actuales con más garantías, ya que dichos entornos de trabajo, en cualquiera de las etapas escolares, nos permiten complementar, y en ocasiones excepcionales sustituir, la clase presencial.
Para el departamento de Sistemas e Informática, la conceptualización de todos los Colegios FEC como una red única permite parametrizar los equipos informáticos en función de las etapas educativas donde vayan a ser utilizados o los educadores destinatarios, independientemente de en qué punto de España se encuentren. Este modo de trabajar permite gestionar actualmente 1.700 equipos, aplicando perfiles de configuración diferentes que permiten unificar fondos de pantalla, la creación de administradores locales de emergencia, la creación de accesos directos de programas requeridos, la asignación de perfiles Wifi, la instalación de programas y otras características”, afirma Mario Bragado, técnico de Sistemas en FEC.
Así pues, con Microsoft Intune, los educadores solo tienen que encender el ordenador, identificarse y ¡listo!, disponiendo así de los programas necesarios que requiera su nivel educativo, gracias a su cuenta Microsoft 365.