La Universidad Rey Juan Carlos ha confiado en Microsoft durante su proceso de transformación digital, clave en su rápida expansión y crecimiento desde su fundación.
La Universidad ha mejorado los procesos de colaboración interna de su personal docente y administrativo, haciéndolo más eficiente, y prepara a su alumnado para los requisitos de la era digital, gracias a la incorporación de soluciones Microsoft orientadas a potenciar la comunicación y colaboración, como es Microsoft Teams.
Con aproximadamente 50.000 estudiantes distribuidos en cinco campus en la región de Madrid, en sus 63 estudios de grado, 74 de doble grado, 64 másteres y 13 programas de doctorado, la Universidad Rey Juan Carlos eligió a Microsoft para el apoyo en la digitalización y optimización de sus procesos y operaciones.
La entidad educativa se decantó por la plataforma de productividad en la nube, Microsoft 365, y la herramienta de colaboración, Microsoft Teams, que fomenta el trabajo colaborativo en cualquier lugar de forma intuitiva y sencilla, tanto en unidades de gestión -donde es necesaria la interacción de distintas personas de distintas áreas, por ejemplo para la contratación pública- como para grupos de investigación -donde es interesante disponer de espacios colaborativos, y trabajar de forma cooperativa y en tiempo real sobre recursos de información-.
Las tareas colaborativas están documentadas, y el coordinador puede realizar un seguimiento de las mismas a través de Microsoft Planner, que facilita la creación de planes, la organización y asignación de tareas, la compartición de archivos, así como chatear sobre el trabajo y estar al día del progreso fácilmente.
“El uso de Teams está siendo un elemento importante dentro del modelo de trabajo en una institución como la nuestra, que cuenta con ocho sedes físicas en cinco campus diferentes. Necesitábamos herramientas de colaboración más versátiles e integradas que nos permitieran el trabajo en equipo. En su momento, nos decantamos por Sharepoint, pero es ahora con Microsoft Teams, y la unificación del trabajo en grupo que proporciona, cuando vemos un cambio significativo en la forma de comunicarnos y trabajar”, señala Francisco Escalero de la Universidad Rey Juan Carlos.
Mejora de la colaboración y de la seguridad de la información
Gracias al uso de Microsoft Teams, la organización mejora la seguridad de la información durante la ejecución de su actividad en el intercambio de la misma entre diferentes servicios, al no encontrarse ésta dispersa. Por ejemplo, en materia de contratación de sistemas informáticos, la Universidad dispone de un grupo compartido entre ambos servicios con un canal para cada licitación, donde el proponente solicita el inicio de la licitación con los documentos necesarios, y desde las unidades implicadas en la gestión de la contratación, se realizan las observaciones oportunas o se resuelven las dudas (mediante chats) y se perfeccionan, de manera colaborativa, los documentos hasta su versión final, dejando trazabilidad en todo momento de la evolución del proceso. Esta actividad por correo electrónico o mediante reuniones presenciales se hacía muy tediosa y propensa a retrasos temporales, a veces innecesarios.
Se ha automatizado la creación de Equipos de Microsoft Teams para todos los grupos de investigación de la Universidad Rey Juan Carlos, integrando alrededor de 1200 investigadores de la Universidad a partir de la información corporativa de 110 grupos. Esto permite al coordinador de cada grupo de investigación organizar mejor al equipo de trabajo, la información de los diferentes proyectos del grupo y las interacciones necesarias -chats, correos, videoconferencias-, asegurando que la información esté disponible para todos los miembros del equipo con los permisos oportunos. De esta forma, se facilita además el cumplimiento con las políticas y normativas de seguridad de la información y de protección de datos personales.
Los profesores también están viendo los beneficios del uso de Microsoft Teams. Mediante la herramienta, pueden crear enunciados de prácticas o pruebas de evaluación para sus estudiantes colaborativamente, sin necesidad de intercambiar correos electrónicos de ida y vuelta con adjuntos actualizados. Esta opción por correo electrónico, que puede ser simple para dos usuarios, se vuelve muy engorrosa cuando hay más de tres profesores confeccionando un modelo de enunciado. Dentro de Teams, el acceso al documento es sencillo y su edición colaborativa muy cómoda e intuitiva.
“La incorporación de nuevas funcionalidades a Teams no hará sino mejorar nuestra productividad y nuestros procesos, convirtiéndose en una herramienta muy interesante para nuestro trabajo diario”, comenta Antonio Sanz Montemayor de la Universidad Rey Juan Carlos.